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La dématérialisation des factures fournisseurs – comment et pourquoi ?

Dématérialisation des factures - Ayami

Qu’est ce que la dématérialisation des factures ? 

La dématérialisation d’une facture, ou de tout type de document d’ailleurs, est la conversion d’une facture au format papier en un format numérique. Cette dématérialisation peut être effectuée dès l’origine, en émettant par exemple une facture au format .pdf et en l’envoyant par un canal de communication numérique à son client (boîte mail, SMS, etc.). Ou elle peut être réalisée dans un second temps, en numérisant une facture papier via un scanner, un appareil photo numérique ou un smartphone. Cette première étape permet aux entreprises de gérer numériquement leurs factures, réduisant ainsi le temps de traitement et facilitant le stockage des documents. Le délai entre l’envoi d’une facture et sa réception est également considérablement réduit, quelques secondes au lieu de plusieurs jours par voie postale.

Une seconde étape de la dématérialisation des factures est son traitement par lecture optique (OCR) qui permet d’identifier une partie des champs nécessaires à son intégration en comptabilité. Selon la qualité du document original, il est désormais possible de reconnaître une grande partie des mentions obligatoires d’une facture, telles que les montants (HT, TVA et TTC), le fournisseur, les codes et les désignations d’articles, facilitant ainsi grandement le travail des comptables.

La facture électronique – le futur de la facturation 

Depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises françaises doivent envoyer leurs factures à destination de la sphère publique au format électronique. Toutes les factures transitent par la plateforme Chorus Pro.

L’article 26 de la loi de finances rectificative pour 2022 prévoyait pour le 1er juillet 2024 le passage obligatoire à la facturation électronique pour toutes les entreprises assujetties à la TVA et établies en France. Un délai supplémentaire a cependant été accordé dans la loi de Finance de 2024, repoussant l’obligation au 1er juillet 2026.

La facture électronique se différencie de la facture numérique ou papier par son format structuré (appelé Facture-x) qui inclut un certain nombre de mentions obligatoires lui donnant une valeur probante d’un point de vue juridique. Les factures devront donc dans un futur proche être émises, transmises et reçues dans un format encadré par l’État et transiter soit par la plateforme Chorus Pro, soit par des partenaires agréés par l’État (PDP).

Il est à noter que cette réforme est poussée par l’Union Européenne, et qu’il ne serait pas surprenant que cette obligation s’étende à tous les pays membres dans les années à venir.

Quels sont les avantages de la dématérialisation des factures ?

La transition numérique voulue par l’État a pour objectif principal d’améliorer la compétitivité des entreprises. En effet, le passage à la facture numérique présente de nombreux bénéfices dont voici une liste non exhaustive :

  1. Réduction des coûts : l’émission et l’envoi d’une facture électronique ne coûtent que quelques centimes par rapport à plusieurs euros pour une facture papier qui doit être imprimée, mise sous pli, affranchie et expédiée. Les coûts de stockage sont également diminués.

  2. Gain de temps : les factures sont reçues instantanément et peuvent être traitées et comptabilisées bien plus rapidement. Avec la reconnaissance optique, une grande partie du traitement de la facture peut également être automatisée, réduisant également le risque d’erreur humaine.

  3. Traçabilité et accessibilité : archivées correctement, il est bien plus facile de trouver des factures en cas de litige ou d’audit. Il est possible de rapprocher les factures avec des bons de commande et des réceptions pour une meilleure visibilité du processus d’achat dans son ensemble.

  4. Environnement : plus de papier ni d’encre, sans compter le transport du courrier d’un point A à un point B. L’empreinte environnementale d’une facture électronique est bien moindre que celle d’une facture papier. On pourrait également citer la sécurisation de l’accès aux données de facturation, l’intégration facilitée avec des systèmes de comptabilité ou un suivi budgétaire en temps réel parmi d’autres avantages.

Bien choisir son logiciel de dématérialisation de facture

Vous êtes convaincus par la dématérialisation de facture ? Il convient alors de choisir le bon outil pour répondre à vos besoins. Voici quelques-uns des critères importants au moment de choisir votre fournisseur.

Tout d’abord, assurez-vous de l’interopérabilité du logiciel avec les autres systèmes de votre entreprise. Il sera souvent nécessaire d’importer des données (fournisseur, catalogue d’articles, utilisateurs, etc.) depuis d’autres systèmes d’information de type RH, ERP ou encore CRM. La dématérialisation des factures permet surtout de faire un traitement comptable dès réception, facilitant ainsi son intégration dans un outil comptable. Il faut donc bien étudier aussi bien les flux entrants que sortants.

En second lieu, optez pour une solution facile d’utilisation, avec une interface ergonomique permettant une rapide prise en main de l’outil. L’objectif est de gagner du temps. Le traitement des factures doit donc être simple, avec une majorité de tâches automatisées. La reconnaissance optique (OCR), les workflows d’approbation, le rapprochement avec des bons de commande ou de réception, la gestion des relances et des litiges, doivent simplifier la vie de vos utilisateurs.

La traçabilité et l’archivage des documents font également partie des critères importants dans le choix de la solution. En cas d’audit ou de contrôle, il faut pouvoir rapidement retrouver les factures et être en mesure de suivre toutes les étapes de leur traitement, depuis la réception jusqu’au paiement.

 Enfin, les factures peuvent contenir des données très sensibles de l’entreprise et doivent donc être protégées de manière robuste. Privilégiez un fournisseur de logiciel hébergé sur des serveurs souverains.

 

Ayami offre une solution de dématérialisation des factures entrantes et sortantes, en conformité avec à la nouvelle réglementation, sans attendre la nouvelle date butoir que va fixer l’Administration. En effet, Ayami digitalise

  • le traitement des factures « fournisseurs », qu’elles soient déjà nativement numériques ou dématérialisés via des outils de lecture optique des documents papiers (OCR/LAD) qui récupèrent toutes les informations dont vous avez besoin.
  • le processus d’émission de vos factures clients, au format conforme pour vos clients.

Pour en savoir plus, rendez-vous sur notre page Module Factures !

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