Module Factures
Une solution tout en 1 !
Ayami dématérialise et automatise le traitement des factures fournisseurs. En lien avec les autres modules de la gamme, il permet de gérer la totalité du processus Purchase to Pay (PTP)
Module Factures
Traitement des factures dématérialisées
Ayami permet aussi bien de saisir manuellement des factures, y compris en les générant à partir de commandes et/ou de bons de réceptions, que d’importer des fichiers de factures dématérialisées. Ayami encapsule un moteur d’OCR pour traiter les factures papier numérisées. Ayami génère automatiquement les écritures comptables de factures et permet, le cas échéant l’éclatement analytique de ces dernières.
Les fonctionnalités
Collecte des factures
Ayami s’appuie sur une collecte des factures centralisée sur une adresse mail dédiée. Les factures papiers sont numérisées et transmises sur cette adresse. L’ensemble des factures sont ainsi centralisées dans un lieu unique
Lecture optique (OCR)
Ayami embarque un moteur de lecture optique de caractères (OCR). L’ensemble des factures collectées sont lues par ce moteur. Les résultats de cette lecture créent et peuplent automatiquement le masque de saisie des factures dans Ayami.
Enregistrement de la facture
L’intelligence embarquée dans Ayami permet de créer automatiquement l’éclatement éventuel des factures sur plusieurs lignes de charges et/ou sur plusieurs axes analytiques en fonction de l’analyse de l’historique (« smart duplicate »).
Rapprochement Commandes/Factures
A la création, les factures sont automatiquement rapprochées des éventuelles commandes et réceptions correspondantes. Elles héritent automatiquement des imputations comptables et analytiques associées.
Comptabilisation
Une fois les champs des factures complétés et vérifiés, les factures peuvent être soit soumises à un processus d’approbation en vue de la comptabilisation, soit mises à disposition immédiatement de façon sécurisé du SI comptable. En effet, Ayami génère automatiquement les écritures comptables de factures.
Bons à payer
Ayami permet aussi de générer des bons à payer à partir des factures comptabilisées et les soumettre à des schémas de validation. Ayami gère les différentes situations résultant de ce processus (paiement, paiement partiel, refus et demandes d’avoir…)