Témoignage client
SUCCESS STORY
15 heures de gagnées chaque semaine par les comptables suite à la dématérialisation des factures
L’objectif : Se débarasser des classeurs
La Fondation Œuvre de la Croix Saint-Simon (FOCSS) souhaitait dématérialiser les factures fournisseurs afin de ne plus avoir à les imprimer, les classer puis les archiver au format papier. Après un essai peu concluant avec la solution offerte par leur progiciel de comptabilité, la FOCSS a sollicité son intégrateur Horizons Group, qui a recommandé la solution Ayami.
Le choix : Ayami
Ayami a été sélectionnée parce qu’elle répondait au problème numéro un de la FOCSS : dématérialiser le processus de traitement de toutes les factures et, grâce à une interface dédiée, les archiver dans le progiciel de comptabilité. Mais le projet s’est rapidement étendu au traitement de la deuxième problématique majeure de la FOCSS : le validation des bons à payer (BAP) par les opérationnels. Obtenir ces validations – détection du valideur, communication avec lui par mail, par téléphone… – était une activité très chronophage pour les comptables. Très simple d’accès et facile d’utilisation, Ayami a pu être mise dans les mains des opérationnels, répartis sur plus de 70 sites, afin de structurer et de fluidifier la validation des BAP.
Le bilan
Déployée depuis début 2024, Ayami s’est complètement intégrée dans l’environnement de travail des collaborateurs de la FOCSS, qui l’utilisent au quotidien pour valider les factures traitées par la comptabilité. Les responsables d’établissements ont désormais une visibilité sur leurs factures, peuvent facilement remonter d’éventuels litiges à l’équipe comptable et suivre leurs dépenses au fil de l’eau.
L’équipe comptable, elle, a gagné du temps dans la saisie des factures, grâce à l’OCR et une pré-saisie de l’analytique par apprentissage. Mais surtout, le processus du validation des bons à payer a permis d’économiser 30% du temps des comptables. En y ajoutant le gain de temps pour retrouver des factures lors d’audit des CAC, ou la disparition de tout le travail lié à l’impression, la classification et l’archivage des factures papiers, ce sont près de 15 heures que les comptables économisent chaque semaine.
Appropriation très rapide par les utilisateurs, fin du papier et productivité décuplée…les objectifs de la fondation ont été atteints !
