SUCCESS STORY
Moins de temps à valider des bons à payer, plus de temps à satisfaire les clients
L’objectif : Simplifier la validation des bons à payer par les opérationnels
L’Institut Lyfe souhaitait moderniser son processus largement manuel de validation des nombreuses factures reçues par l’équipe comptable. Outre la lourdeur du système, très coûteuse en temps (4/5 jours de travail par mois pour les comptables) le système ne permettait pas une gestion fluide des approbations de bons à payer (BAP) par les opérationnels. En effet, ceux-ci avaient une semaine pour valider les BAP en comparant un fichier Excel partagé sur Teams avec le PDF des factures accessible uniquement via une boîte mail. Ce travail fastidieux prenaient de nombreuses heures sans réelle valeur ajoutée aux opérationnels qui auraient été mieux utilisées en cuisine ou à la conciergerie de l’hôtel.
Le choix : Ayami
La solution Ayami a été proposée par l’intégrateur Horizons Group, qui a recommandé la solution Ayami pour son adéquation fonctionnelle au projet, sa facilité d’utilisation et son intégration poussée avec Flex, réalisée via des échanges de flux par API. Une fois les factures validées par les comptables, les bons à payer sont automatiquement mis à disposition des opérations pour approbation.
Le bilan
Déployée depuis fin 2024 en vitesse de croisière, Ayami s’est complètement intégrée dans l’environnement de travail des collaborateurs de l’Institut Lyfe, qui l’utilisent lorsqu’ils en ont le temps pour valider les factures traitées par la comptabilité. Les responsables de service ont désormais une visibilité sur leurs factures, peuvent facilement remonter d’éventuels litiges à l’équipe financière et suivre leurs dépenses au fil de l’eau.
L’équipe financière, elle, a pu se rendre compte du très important volume de factures traitées, a gagné du temps dans la saisie des factures, grâce à l’OCR et peut désormais facilement suivre les étapes de validation des bons à payer. Le délai de paiement des factures est passé de 59 jours à 42 jours et la relation avec les fournisseurs s’est également améliorée.
Appropriation très rapide par les utilisateurs, gain de temps dans la validation des factures, réduction du délai de paiement…les objectifs de l’Institut Lyfe ont été atteints !
